Hur skapar man en EU-faktura 2026? VAT-nummer och checklista

Att fakturera en kund i EU behöver inte vara svårt, men det är lätt att missa en detalj. Den vanligaste missen? Att VAT-nummer saknas, eller att fakturan inte är tydlig nog. Här får du en enkel checklista och ett praktiskt arbetssätt – och hur du gör det smidigt i Quanti.

Vad är en EU-faktura?

En EU-faktura är i grunden en vanlig faktura, men den används när du säljer till en kund i ett annat EU-land. I vissa situationer ska fakturan hanteras utan svensk moms och då behöver den innehålla vissa uppgifter, bland annat kundens VAT-nummer (EU-momsnummer) och en tydlig hänvisning till omvänd betalningsskyldighet.

VAT-nummer: vad är det och varför behövs det?

VAT-nummer är företagets momsregistreringsnummer. När du handlar eller säljer mellan EU-länder är det ofta VAT-numret som visar att köparen är momsregistrerad. Därför är det en bra vana att både samla in och kontrollera VAT-numret innan du fakturerar.

Så ser ett svenskt VAT-nummer ut

I Sverige börjar VAT-numret med SE och slutar med 01. För enskild firma baseras det på personnummer, och för aktiebolag på organisationsnummer. Du ska skriva VAT-numret utan bindestreck och utan mellanslag.

Kontrollera kundens VAT-nummer

Innan du skickar en EU-faktura är det klokt att kontrollera att VAT-numret är giltigt. Det tar bara en minut och minskar risken för onödiga frågor i efterhand.

Checklista: vad ska stå på en EU-faktura?

Här är en enkel checklista som hjälper dig att få med det viktigaste:

• Kundens namn och adress (i rätt land)
• Kundens VAT-nummer (EU-momsnummer)
• Ditt VAT-nummer (om du är momsregistrerad)
• Tydliga rader som beskriver vad du säljer
• Datum och fakturadatum
• Betalningsvillkor (t.ex. 10, 15 eller 30 dagar)
• Moms med rätt inställning (i vissa fall 0%)
• Text om omvänd betalningsskyldighet när det är relevant

Så skapar du en EU-faktura i Quanti

Quanti stödjer att du sparar VAT-nummer per kund. Det gör att du slipper skriva in det varje gång och får en mer stabil faktureringsrutin.

Steg 1: Lägg in VAT-nummer på kunden

1. Öppna din kundlista och välj kunden (eller skapa en ny kund).
2. Fyll i kundens VAT-nummer (EU-momsnummer) och spara.

När VAT-numret finns på kunden kan du återanvända det vid framtida fakturor och offerter.

Steg 2: Skapa fakturan och kontrollera momsen

1. Skapa en ny faktura och välj kunden.
2. Lägg till dina rader som vanligt.
3. Välj korrekt momssats. I vissa EU-fall blir momsen 0%, men det beror på situationen.

Steg 3: Lägg till en tydlig notering vid behov

Om din försäljning ska hanteras med omvänd betalningsskyldighet är det viktigt att fakturan är tydlig. Lägg då in en kort notering i fakturan (till exempel i en kommentar- eller meddelandedel) som anger att omvänd betalningsskyldighet gäller.

Steg 4: Exportera och skicka

När allt ser rätt ut exporterar du PDF och skickar till kunden. Om du använder logotyp i Quanti får du dessutom en enhetlig och professionell layout som passar både offerter och fakturor.

Vanliga misstag (och hur du undviker dem)

1) VAT-nummer saknas eller är fel

Be alltid om VAT-numret i god tid och kontrollera det innan du skickar. Spara det sedan på kunden, så slipper du samma problem igen.

2) Otydlig faktura

EU-kunder jämför ofta flera leverantörer. En tydlig faktura med bra rader, betalningsvillkor och rätt uppgifter minskar risken för förseningar.

3) Fel momsinställning

Om momsen blir fel blir det ofta merarbete i efterhand. Ta för vana att alltid granska momsinställningen innan du exporterar PDF.

Sammanfattning

En EU-faktura blir enkel när du har en rutin:

1. Spara kundens VAT-nummer på kunden
2. Skapa fakturan med tydliga rader och rätt momssats
3. Lägg till notering om omvänd betalningsskyldighet när det behövs
4. Exportera PDF och skicka

Vill du göra det här smidigt i vardagen? Testa Quanti gratis och skapa fakturor och offerter med tydlig struktur – inklusive VAT-nummer per kund.