Kreditfaktura 2026 – när måste man skapa en kreditfaktura och hur gör man rätt?
Ibland blir en faktura fel. Beloppet blev för högt, momsen blev fel, kunden fick en rabatt i efterhand eller så behöver du kreditera en del av det som redan fakturerats. Då räcker det inte att bara "ändra lite" i efterhand. Ofta är kreditfaktura det rätta sättet att korrigera.
En kreditfaktura är en ändringsfaktura som kopplas till en tidigare faktura. Den används när du behöver minska eller rätta en redan utfärdad faktura – helt eller delvis.
Snabbsvaret: när ska man skapa en kreditfaktura?
Du ska normalt skapa en kreditfaktura när en redan utfärdad faktura behöver rättas nedåt. Det kan till exempel handla om att du fakturerat fel belopp, tagit ut fel moms, gett rabatt i efterhand, gjort en prisjustering eller behöver kreditera en returnerad vara eller en del av ett uppdrag.
Har du däremot bara ett utkast eller en ofärdig faktura som ännu inte skickats, är det oftast bättre att rätta originalet direkt innan det färdigställs.
Hel eller delvis kredit – vad är skillnaden?
Hel kreditfaktura
En hel kreditfaktura används när hela originalfakturan ska neutraliseras. Det passar till exempel när hela fakturan blev fel, fel kund fakturerades eller när du behöver börja om med en helt ny korrekt faktura.
Delvis kreditfaktura
En delkreditering används när bara en del av originalet ska rättas. Det kan vara en rad, ett antal timmar, en avgift, en rabatt eller en viss procentsats av totalen. Det är ofta den smidigaste lösningen när själva fakturan i grunden är rätt – men inte hela beloppet.
Om bara en mindre del är fel behöver du oftast inte kreditera hela fakturan. En tydlig delkreditering brukar vara både snabbare och enklare för både dig och kunden.
Vad måste finnas med på en kreditfaktura?
En kreditfaktura är inte bara ett minusbelopp i ett dokument. Den ska fortfarande vara spårbar och tydlig. Därför bör du se till att följande finns med:
- Ett eget unikt fakturanummer
- Fakturadatum
- Ditt företags uppgifter och kundens uppgifter
- Tydlig hänvisning till originalfakturan
- Vad som ändras – helt eller delvis
- Korrekt belopp och moms för det som krediteras
Det viktiga är att det inte råder någon tvekan om vilken faktura som rättas och vad som faktiskt har ändrats.
Så gör du rätt steg för steg
1. Utgå från originalfakturan
Börja alltid med att identifiera exakt vilken faktura som ska rättas. Kontrollera fakturanummer, kund, datum och vad som blivit fel.
2. Bestäm om krediteringen ska vara hel eller delvis
Om hela dokumentet är fel – kreditera hela. Om bara en rad eller del av beloppet är fel – gör en delkreditering.
3. Skapa kreditfakturan med tydlig koppling
Kreditfakturan ska hänvisa till originalfakturan tydligt. Skriv gärna vilket fakturanummer som krediteras och varför.
4. Skicka till kunden
Kunden behöver kunna matcha kreditfakturan mot originalet direkt. Ju tydligare du är här, desto mindre risk för frågor, missförstånd eller sena betalningar.
5. Skapa ny faktura vid behov
Om originalfakturan var fel i grunden kan nästa steg vara att skapa en ny korrekt faktura efter att kreditfakturan är gjord.
En kreditfaktura ska inte kännas som en nödlösning. Den ska vara lika tydlig och professionell som en vanlig faktura – annars blir det lätt rörigt i både kunddialog och bokföring.
Så blir det enklare i Quanti
Det svåra med kreditfakturor är sällan själva minusbeloppet. Det svåra är att hålla ordning på kopplingen till originalet, nummerserien och historiken.
I Quanti kan du utgå från originalfakturan och skapa en kreditfaktura därifrån. Det gör det enklare att hålla arbetsflödet tydligt – särskilt när du behöver kreditera snabbt utan att börja från noll. Och när du behöver det kan du hantera både hel och delvis kreditering.
Vill du slippa manuellt dubbelarbete och få bättre kontroll på fakturor, offerter och PDF-export? Kom igång gratis i Quanti.
Sammanfattning
En kreditfaktura används när en redan utfärdad faktura behöver rättas nedåt – helt eller delvis. Det kan bero på fel pris, fel moms, retur, rabatt i efterhand eller annan prisjustering. Det viktiga är att kreditfakturan får ett eget fakturanummer, tydligt hänvisar till originalfakturan och visar exakt vad som har ändrats. När det görs rätt blir både kunddialogen och din administration mycket enklare.